¡Nos encanta organizar eventos!

A todos nos encanta celebrar eventos, organizar reuniones, fiestas, cumpleaños. Nuestra vida está marcada por fechas y acontecimientos que queremos compartir con nuestros familiares y amigos. A veces se trata de celebraciones pequeñas que organizamos nosotros mismos con ilusión. En ese momento nos damos cuenta de que no era tan sencillo como pensábamos. Comenzamos con la lista de invitados, poner una fecha que sea buena para la mayoría, escoger el lugar y pensar en todo los detalles como el menú, decoración, música y regalos. Aunque se trate de una tarea voluntaria y satisfactoria, organizar cualquier evento exige un considerable esfuerzo y dedicación.

Los eventos de empresa, una potente herramienta de comunicación

Los eventos son también una potente y efectiva estrategia de marketing si quieres dar a conocer tu empresa o proyecto. Son una manera de darte a conocer a tu público de una manera más personal y fuera del ámbito de las redes sociales o las comunicaciones formales. Por ello es esencial que todo salga bien, ya que estás comunicando a los asistentes quién eres, estás dando a conocer tu marca. Cada detalle cuenta y transmite. Un buen organizador de eventos sabe que la planificación es vital y que va a tener que coordinar diferentes servicios y comunicarse con muchas personas distintas para que todo salga a la perfección y que cada pieza funcione en favor del éxito del evento.

No debemos olvidar que un evento involucra muchos servicios diferentes: desde el catering hasta la empresa de sonido, pasando por floristería, diseño de cartelería, azafatos/as, intérpretes de conferencias y muchos otros servicios, dependiendo del evento. Además de los propios ponentes cuando se trata de conferencias o eventos corporativos.  Todo debe formar parte de un engranaje que el organizador debe controlar y tener previsto con antelación. Pero, ¿y si algo falla?, ¿si surge un imprevisto con el que no contábamos y el evento está en marcha?, ¿qué ocurre cuando no aparece algún servicio contratado? La lista puede de posibilidades de error técnico o humano puede ser interminable. Y sí, si te dedicas a la organización de eventos este imprevisto va a ocurrir. Garantizado. Sólo hay que saber como reaccionar en estos momentos.

Somos humanos y no somos infalibles

Después de más de 10 años trabajando en comunicación y organización de eventos en diferentes empresas e instituciones he colaborado en cientos de eventos. Puedo decir que casi todos fueron un éxito gracias al trabajo coordinado en equipo y a escoger como proveedores a buenos profesionales. Pero también he vivido todo tipo de imprevistos y fallos. Y ésto no es nada extraño ni es el fin del mundo, sólo hay que saber reaccionar y solucionar el problema cuando se presenta. Al fin y al cabo, estamos trabajando con personas y las personas cometemos errores. Y si trabajamos duro y con presión, fallar en algún detalle no es algo tan raro. Hay que aprender de ello y tener recursos para ofrecer soluciones: ésta es la tarea de un buen organizador de eventos.

Estamos trabajando con personas y, como tales, cometemos errores. Aprender de ellos y adquirir más recursos personales es una característica de un buen organizador de eventos.

Una lección para recordar

Voy a contaros una situación personal en la que, como coordinadora de un evento, pasé un mal rato. Estaba organizando un encuentro nacional de profesores de inglés de una empresa de enseñanza de idiomas. El acto comenzaba un sábado a las 9 de la mañana y estaba listo y coordinado para que funcionase todo como un reloj. A las 8 de la mañana estaba yo en el salón de actos coordinando los servicios y esperando la llegada de los asistentes. Llegó el catering y preparó las mesas de apoyo para ofrecer un café a los asistentes. Yo me estaba impacientando porque el técnico de sonido no llegaba y le llamé por teléfono: lo tenía apagado. A esa hora, un sábado, era imposible contactar con otra empresa. Hacía años que esta empresa prestaba sus servicios sin ningún fallo y confiaba en ellos, pero esta vez, un técnico falló. Los asistentes sentados, esperando poder hacer uso de unos micrófonos que no funcionaban. La solución que encontré fue llamar a un compañero del departamento de informática y pedirle que, por favor, acudiese, mientras me indicaba como poner en funcionamiento la mesa de sonido. Y, desde luego, disculparme ante los asistentes por el retraso en el comienzo.

El responsable de la empresa de idiomas valoró nuestra reacción y aceptó las disculpas por el retraso en el comienzo. Fue una enorme suerte contar con un buen compañero, porque de otra manera el resultado habría sido mucho peor. El aprendizaje que obtuve fue, aunque parezca excesivo, contratar a dos técnicos de sonido si el evento es un día festivo a primera hora.

Consejos para ser el mejor organizador de eventos y que no te frene ningún imprevisto

  • Diseña cronogramas (programas con cada paso y el momento concreto muy detallado), agendas, planos de mesa, busca fotografías de los ponentes. En resumen, toda la documentación que te aporte información valiosa para el buen desarrollo del evento. Reúne a tu equipo y entrégales a todos esa misma documentación. Se trata de un trabajo de coordinación y el éxito depende en gran medida de una buena comunicación interna entre los integrantes del equipo de trabajo.

  • Contacta con cada proveedor con antelación y explícales muy claramente tus necesidades respecto a sus llegadas y los elementos que deben aportar.

  • Prepara un listado con todos los teléfonos de todos los proveedores y personas implicadas en el evento. Repártelo y que todos podáis comunicaros en cualquier momento.

  • Sé flexible y busca soluciones adaptadas a la situación que se ha producido. No busques lo perfecto, se trata de la mejor solución inmediata que tengamos a nuestro alcance.

  • Nunca canceles o cambies el horario de un evento a no ser que sea una causa de fuerza mayor. 

  • En el peor de los casos, la verdad es siempre la mejor opción. Jamás mientas a un cliente respecto a una situación. Explícale bien lo ocurrido y ofrece tus disculpas y algún modo de compensación. Es raro que llegues a verte en una situación tan extrema, pero si así es, la sinceridad es el único camino posible.

  • Un último consejo: evita siempre el mostrar signos de tensión o nerviosismo durante el evento. Da una imagen muy mala. Piensa que ya lo tienes todo previsto y bien atado y que, si hay algún imprevisto, sabrás reaccionar. Recuerda que la sonrisa es la mejor carta de presentación que tenemos y confía en tu buen hacer. ¡Mucha suerte!

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